Vår förvaltning står inför utmaningen att hantera ett mastodontlokalbyte inom en "snar" framtid. Ordvalet snar gör jag eftersom ett par år (som det rör sig om i vårt fall) är nästan detsamma som ögonblicklig i kommunal tideräkning. Saker tar sin tid i vår bransch. Det säger jag utan värdering.
Hur som helst. Detta lokalbyte innebär en chans att tänka om och göra annorlunda i våra arbetssätt och det är aldrig fel. Personligen tror jag att det mestadels innebär fördelar för oss. Förutsatt att vi tar möjligheten till utveckling på allvar.
En stor utmaning för just vår enhet är pappershanteringen. När man arbetar med försörjningsstöd så arbetar man i stor utsträckning med papper. Varje månad lämnar alla som söker försörjningsstöd in en ansökningsblankett (den i sig består av motsvarande 2 A4-blad i vår kommun). Till den ansökan bifogas diverse kopior på fakturor, lönebesked, hyreskontrakt, brev, listor på sökta arbeten, kvitton, kontoutdrag, handlingsplaner från Arbetsförmedlingen, beslut om insatser från Arbetsförmedlingen, deklarationer, beslut från försäkringskassan, läkarintyg, kursintyg, utredningar från andra instanser, domstolsbeslut etc. Mängden papper varierar så klart från sökande till sökande beroende på den enskildes situation, men det blir VÄLDIGT mycket papper som skall hanteras varje månad för att rätten till bistånd skall kunna utredas. Och det tar VÄLDIGT mycket plats när det skall arkiveras.
Vi har en lagstadgad skyldighet att spara inkomna handlingar under en viss tid innan vi får kassera dem. En del handlingar kasseras aldrig (de sparas till forskning). De krav vi har på oss om noggrann utredning blir allt hårdare, förmodligen för att minska risken för bidragsfusk och öka andelen korrekt fattade beslut, och därmed blir pappren allt fler. Men det måste gå att effektivisera pappershanteringen vid ansökan om försörjningsstöd. Det måste finnas elektroniska lösningar som kan minska antalet papper.
Jag är så nyfiken på vad min egen ledning kommer att hitta för lösning inför vår lokalflytt. Som planritningarna ser ut nu, eller snarast de planer som kommit oss yrkesverksamma till känna, så saknas det en lösning för alla våra papper. Jag har försökt nosa till mig information men har inte lyckats. Min förhoppning är att min ledning ligger i framkant och arbetar på att hitta elektroniska lösningar som skall underlätta vårt arbete och våra brukares upplevelse av att vara i kontakt med oss. Idag är vi inte riktigt uppdaterade på den tekniska fronten.
Det framstår en smula märkligt att flytta in i ett toppmodernt hus med fräsig design och sedan inte kunna vara tillgängliga för våra sökande via mejl eftersom vårt mejlprogram inte är säkert nog för sekretessuppgifter och inte kunna skicka sms med besökspåminnelser o.dyl. eftersom vi inte har mobiler (eller motsvarande funktion i datorn). Det är så vi har det idag. Många av våra sökande föredrar kontakt via mejl och mobil, och vi kan inte möta dem där de är. Det är ett typiskt symtom på en verksamhet som inte förstår att vi finns för våra sökande, inte tvärtom.
Jag vill efterfråga erfarenheter från andra kommuner. Är det någon som känner till en kommun där man hanterar ansökningsproceduren elektroniskt? I så fall är jag intresserad av att veta mera.
